Öffentliches Verfahrensverzeichnis
Gemäß § 4g Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hat der Beauftragte für den Datenschutz auf Antrag Jedermann in geeigneter Weise die in § 4e Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgelegten Angaben verfügbar zu machen.
Dieser Verpflichtung kommen wir hier unmittelbar nach und verzichten damit auf den individuellen Antrag Ihrerseits.
1. Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle
HOHBURG Mineralfutter GmbH
Am Lossatal 53
04808 Hohburg
2. Geschäftsleitung
Jürgen Brönneke, Geschäftsführer, Kulmbach
3. Leiter der Datenverarbeitung der verantwortlichen Stelle
Rüdiger Doppel, Kulmbach
4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung
Hauptzweck:
Gegenstand des Unternehmens ist a)
| die Herstellung und der Vertrieb von Mineralfutter; Premixen, Stallhygiene-Produkten und Kunstdünger sowie Vertrieb von Serviceprodukten für die Tierhaltung. |
Nebenzwecke:
b)
| Herstellung und Vertrieb von allen Produkten für die unter a) genannten Bereiche und deren verwandten Gebiete. | c)
| Der Handel mit allen Produkten für die unter a) genannten Bereiche und deren verwandten Gebiete. | | | |
Die Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung erfolgt zur Ausübung der oben angegebenen Zwecke. Weitere Zwecke zur Datenerhebung , -verarbeitung, oder -nutzung sind die Personalverwaltung, die Handelsvertreter-/ Kunden- und Interessentenbetreuung inkl. Werbung, sowie alle mit der Verwaltung des Unternehmens erforderlichen Tätigkeiten aufgrund der gesetzlichen Vorschriften oder für sonstige nach dem BDSG zulässigen Zwecke.
5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen
Es werden zu folgenden Gruppen zur Erfüllung der unter 4. genannten Zwecke im Wesentlichen die im folgenden aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:
Kunden-Verwaltungsverfahren
Adressdaten, einschl. Telefon-, Fax- und E-Mail-Daten, Auskünfte, Bankverbindungen/ Zahlungsdaten/ Vertragsdaten/ Steuerungsdaten.
Interessenten-Betreuungsverfahren/ Nichtkunden
Adressdaten, Angebotsdaten, Produktinteresse.
Personal-Verwaltungsdaten
im Wesentlichen Bewerbungsdaten, Angaben zum beruflichen Werdegang, zur Ausbildung und Qualifikationen, evtl. Vorstrafen.
Mitarbeiter,
Auszubildende,
Praktikanten,
Betriebsrentner,
frühere Mitarbeiter und Unterhaltsberechtigte
| a) | Vertrags-, Stamm- und Abrechnungsdaten,
Angaben zu Privat- und Geschäftsadresse, Tätigkeitsbereich, Gehaltszahlungen, Name und Alter von Angehörigen soweit für Sozialleistungen relevant, Lohnsteuerdaten, Bankverbindungsdaten, dem Mitarbeiter anvertrauten Vermögensgegenstände; | b)
| Daten zur Personalverwaltung und -steuerung; | c)
| Arbeitszeiterfassungsdaten sowie Zugangskontrolldaten; | d)
| Terminverwaltungsdaten; | e)
| Daten zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen sowie der technischen Systeme; | f)
| Notfallkontaktdaten zu vom Mitarbeiter ausgewählten Personen, die im Notfall kontaktiert werden sollen.
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Handelsvertreter-Verwaltungsverfahren
Adress-, Geschäfts- und Vertragsdaten; Abrechnungsdaten, Kontaktinformationen.
Lieferanten-/ Dienstleister-Verwaltungsdaten
Adressdaten; Kontaktkoordinaten; Bankverbindungen, Vertragsdaten; Terminverwaltungsdaten; Abrechnungs- und Leistungsdaten;
Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen.
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten
Öffentliche Stellen,
die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten
(z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Aufsichtsbehörden).
Interne Stellen,
die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind
(im Wesentlichen: Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf, Marketing, Allgemeine Verwaltung, Vertrieb, Telekommunikation und EDV).
Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen)
entsprechend § 11 BDSG.
Weitere externe Stellen zur Erfüllung der unter 4. genannten Zwecke
wie z.B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen)
Unternehmen soweit der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigtem Interesse zulässig ist.
7. Regelfristen für die Löschung der Daten
Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen.
Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind.
So werden die handelsrechtlichen oder finanzwirksamen Daten eines abgeschlossenen Geschäftsjahrs den rechtlichen Vorschriften entsprechend nach weiteren zehn Jahren gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind.
Kürzere Löschungsfristen werden auf besonderen Gebieten genutzt
(z.B. im Personalverwaltungsbereich wie z.B. abgelehnten Bewerbungen oder Abmahnungen).
Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter 5. genannten Zwecke wegfallen.
8. Datenübermittlung in Drittländer
Es erfolgt keine Übermittlung in Drittstaaten; eine solche ist auch nicht geplant.
9. Allgemeine Beschreibung IT-Sicherheit (§ 9 BDSG)
Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um durch uns verwalteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.
Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Im Detail bedeutet dies, dass wir datenschutzrelevante Angaben auf gesicherten Systemen in Deutschland speichern.
Der Zugriff darauf ist nur wenigen befugten Personen möglich, die mit der technischen Betreuung der Systeme befasst sind.
Weiterhin ist der Zugriff befugten Personen im Rahmen ihres Aufgabengebietes gemäß Stellenbeschreibung erlaubt.
HOHBURG Mineralfutter GmbH
Die Datenschutzbeauftragte
Gudrun Ryborsch
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